Census Processes at Creighton

Every year, 分析和机构研究办公室与皇冠体育博彩的其他办公室合作进行两次人口普查.  这些过程包括为报告目的验证我们的数据，并确保我们拥有最准确的数据.   

  • 第一个是学生注册快照流程，也称为学生普查.  在这个过程中，我们与注册分析和报告以及注册办公室密切合作, 秋季学期和春季学期都是这样大约开学10天.  
  • 第二个是员工普查，我们与人力资源部合作.  这侧重于验证有关克赖顿教职员工的数据，并于每年11月1日完成.   

这两个数据集都允许我们向IPEDS和其他外部机构报告，并通过我们的交互式仪表板提供数据.  

Student Enrollment Snapshot Process

按学期在某一时间点的入学人数快照.

  • Census所有本学期入学的学生
  • Cohort本学期所有的新生都是第一次在皇冠体育博彩大学注册

Purpose: 验证和最终确定入学数据，以便对其有效性有信心, and use for reporting purposes, both internally and externally.   

When: 每年秋季和春季学期-在注册全学期课程的截止日期后10天完成

Who: 皇冠体育博彩管理，注册办公室，分析和机构研究(AIR)

Process:  

  • 快照日期之前的星期一, 注册办公室提取学生注册的初始列表, 哪一个包含大量的数据变量/指标，并提供给团队.
    • 这让我们有足够的时间来处理添加/删除
    • 收取学费的学生也算在内, 包括那些退课的学生吗, 但如果他们取消注册就不会.  
  • 每个团队成员都有责任确保根据不同的数据点对学生进行准确的编码
    • 其中一些包括联系不同的职业学校，与他们确认.   
    • 制定了一份检查表，以确保在整个过程中审查特定的数据点.  例如，确认我们的学生被准确地标记为新生、转学生或继续学生.  
  • The team works through the data, adjusting as needed, 直到这周最终敲定名单.
    • 已经开发了一个Tableau报告来捕获任何可能的错误.   
  • Once the data is finalized, 它存储在oracle数据库中，被认为是人口普查和队列的最终登记快照.
    • 一旦快照完成，我们也能够报告最终的留存数字.   

Dates for Snapshot:

  • 2023-24
    • Fall Snapshot: August 31
    • Spring Snapshot: January 25
  • 2024-25
    • Fall Snapshot: September 5
    • Spring Snapshot: January 30
  • 2025-26
    • Fall Snapshot: September 4
    • Spring Snapshot: January 29

Employee Census

Each year, 人力资源(HR)和分析与机构研究(AIR)合作协调人力资源普查过程.  此过程包括验证每个学校/学院/部门的教职员工职位的关键个人数据字段，以确保准确性.  人力资源普查数据集于每年11月1日生效，并在适当情况下定期用于数据要求和调查. 这一过程将提高人力资源系统和PDMS中数据的完整性和准确性.

每位教职员工将被要求更新他们的个人信息, including name, ethnicity, race, marital status, highest education level, veteran status, and disability status. 员工将收到通知，要求他们从10月15日开始更新信息，并有两周的时间完成.  每周通讯也将在今日克赖顿发布，以提醒个人更新他们的信息.  整个更新过程不超过5分钟. 进度报告将每周提供给每个学校/学院/部门的领导.  
 
除了个人信息被更新, AIR还将与各学校/学院协调，审查教师的就业类别, rank, tenure, CIP codes, 和组织名称从10月1日开始.  每所学校/学院将有三周的时间来完成审查并向AIR提供编辑.  这些字段的任何更新都将与HR共享.  对组织名称的任何建议编辑都将与财务部门共享以获得批准.  CIP代码将在教务长数据管理系统(PDMS)中更新。.

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